2018/10/23 (更新日: 2020/01/26)

スポーツ大会運営マニュアル作成講座(サンプル3）必要な情報に絞る

最後、マニュアル作成作業です。

の前に、書きながらあっちこっち見返したりしなくていいように、関連する情報を揃えておきます。具体的には、地図情報(マップ)と、全体スケジュールと、レーススケジュールです。

通常はこの個別の業務マニュアルを書き出す前に、全体マニュアルのドラフトが出来上がっていることが望ましいです。
全体マニュアルには
・大会概要(主催、場所、日程)
・競技予定(開催カテゴリー、スケジュール）
・コースマップ
が最低限含まれます。

スタッフ情報(集合時間、服装、配布物、持参物など)は全体マニュアルに書いておき、個別マニュアルには極力書かないようにします。(変更があった時更新が大変)

各種のマニュアルを作る時期には、大会概要は決定しており、公式サイトもオープンになっているでしょうから、基本的にはそこから拾います。情報が揃っていなければ、確認事項一覧にして会議なりメールなりでどんどん投げて決めていきます。(勝手な思い込みで設計しない)

分かりやすい大会業務マニュアルは、情報が該当の業務で絞られているものです。

・マップであれば、該当区域の情報にだけ絞ったもの
・スケジュールはその担当エリアからの見方に絞って
・設計済みの業務フローを流れに沿って解説
して、そのエリアの共通認識とします。

その上で、
・エリア図に人員配置コードを入れ
・各配置コード別の特記事項を一覧に
することで、

情報を、全体として(森)の見方と、エリア全体(林)の見方と、個別業務担当として(木)の見方、それぞれで見えるようになり、知っておくべきこととやるべき事が明確になります。

では、荷物預かりのマニュアル例です。

(1)エリアの業務目的
全体としての目的を明確にし、必要に応じて業務フロー図を図示します。

【目的】
・選手の荷物を預かり、返却します。
・レース前に、レースに必要のないものを預かります。スタート前で選手は急いでいるので、スムーズに預かり業務を行ってください。
・預かった荷物はテント内に整理します。
・フィニッシュ後の選手に、選手と荷物を照合して返却します。

(2)エリア図(スタッフ配置図)
会場内のどこで業務を行うかを明確にします。
テントが複数に分かれている場合は、そのわけ方も明確にしておきます。（例は略）

(3)業務の流れ・スケジュール
時系列に、エリアの業務の流れを記入します。
7:00 スタッフ受付
7:15 スタッフ全体ミーティング
7:45 エリア点呼、業務ミーティング
8:00 配置へ移動、設営

【設営作業】 (設営図)
・テントは設置済みです。設置されていない場合は本部に連絡してください。
・備品チェック
・受付用長机(2台)を立てテント前部に並べます。
・記入用長机(1台)を立てテントから5m前方に配置します。
・テント掲示物を分かりやすい場所に掲示します。
・(他、テント内掲示物、予備シールの用意、マジックが出るか確認、記入台の整理など）

8:30 業務開始
選手が荷物を預けに来たら、以下を説明します。
・1度預けたら出せないこと
・貴重品は預かれないこと
・返却にはレースナンバーが必要なこと
次に、以下を選手と一緒に確認します。
・荷物預けシールが貼ってあるか
・記入しているレースナンバーは正しいか
よければ預かります。

(以下略)

(4)特記事項一覧
ポイント別、もしくは業務別に、(3)に書かれていない詳細を記述します。

荷物預かりでは特に必要ないと思うので別のポジションで説明すると、
コースでの選手誘導業務「配置R-4:折り返し地点であることを大きな声で伝え、進行方向を誘導する」など、そのポイント、その業務特有の事項を補足します。

(5)そのエリアで想定されるQ＆A
業務中に想定される質問と回答をまとめておきます。

Q)貴重品を預けられる場所はありますか？
A)コインロッカーを案内してください。
（近隣のコインロッカー一覧）

Q)荷物が2つ以上の場合はどうすればいいですか？
A)70Lビニール袋に入る分はお預かりすることを伝え、袋を渡して下さい。

Q)バイクケースなど大型のものはどうすればいいですか？
A)預かり場所に限界があるのでお預かりできないと断ってください。

などです。ケースを事前に予想できればできるほど、当日の本部への問い合わせを減らすことができます。

(6)担当者リスト(別紙)
(2)(4)に対応したコード一覧に、割り当てたスタッフ名をリストにしたもの。
スタッフ受付・エリア別の点呼リストとしても使用します。

以上のような業務マニュアルを、業務別・パート別に作成します。競技部分(スイム、バイク、ラン)については、範囲が広ければエリア別まで落とし込みます。
業務別に作成担当を分ける場合、書くことにバラツキが出ないようにテンプレートを作成し配布すべきです。

以上、スポーツ大会のマニュアル作成方法例を解説しました。

詳細で、かつ、分かりやすいマニュアルは、作成時間はかかりますが、確実に当日のトラブルや本部対応を減らすことができます。
1度作れば次大会は部分改善のみで済むので、最初は頑張って粒度の高いマニュアルを作成することをお勧めします。(最初は大枠から、と思っても、最初に大枠しか作成してないと2回目以降も大枠で行ってしまうあるあるw)

進め方のコンサルティングは可能です。プロフィールからお問い合わせください。

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